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Se você tem algo realmente importante a dizer em seus
e-mails, é preciso deixar isso muito claro desde o princípio. Caso contrário, há boa
chance de que sua mensagem eletrônica vá para a lixeira antes mesmo de ter sido lida. Nas grandes
empresas, a maioria dos avisos internos, relatórios, bilhetes e agendamentos já desemboca na caixa
postal do funcionário, sem contar a correspondência que ele mantém com clientes e fornecedores.
O instituto americano Ferris Research calcula que, até 2002, os empregados dos EUA estarão gastando
mais de quatro horas por dia para ler seus e-mails e responder a todos. Exagero? Pode ser, sobretudo se o número
for aplicado ao Brasil. Por aqui não há estatísticas abrangentes, mas a situação
já preocupa, como na administradora de cartão de crédito American Express e na montadora Ford,
em São Paulo, onde a média de e-mails recebidos diariamente pelos funcionários já passa
de 30.
No meio de tanta informaçào, conseguir que o destinatário tenha pelo menos curiosidade de
abrir sua mensagem já é uma vitória. Para isso, é necessário empregar alguns
recursos, a começar pelo cabeçalho que contém o assunto. É recomendável também
utilizar o bom senso. Sengundo o consultor empresarial Simon Franco, da Simon Franco/TMP Worldwide, nem sempre
o e-mail é o melhor meio de comunicação. "Não é de bom-tom se esconder
atrás do computador para desmarcar um compromisso". adverte. Tente o telefone, por exemplo. Ou, quem
sabe, dê uma passadinha na mesa do colega, distante 10 metros da sua.
| Mão certeira |
| Alguns truques e recursos para garantir a leitura de seu e-mail
pelo destinatário |
| Preencha o campo "Assunto" com um resumo objetivo da
mensagem ("Solicitação de lista de preços", por exemplo). Evite gracinhas e intimidades |
Não escreva os textos somente em maiúsculas ou
minúsculas. As primeiras podem parecer agressivas e as segundas podem dar a impressão de que a pessoa
que escreveu estava com pressa ou preguiça |
| Uma saudação como "Caro fulano" ajuda
a confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente destinada a ele. |
Se a apresentação gráfica da mensagem tiver
importância, será mais indicado enviar em arquivo anexado. O sistema de e-mail do destinatário
pode não converter alguns formatos enviados por você |
| Mensagens longas devem ser estruturadas com introdução,
desenvolvimento e conclusão. Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos
e sua assinatura |
Defina os objetivos da mensagem, perguntando a si mesmo: qual
o retorno que preciso? E também: estou informando, tentando convercer ou apenas solicitando? |
| Evite termos pomposos ou antiquados, como "supracitado",
"não obstante", "outrosim", "data venia", "para sua inestimável
apreciação" e similares |
Fichário
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